Privatlivspolitik for Frivilligafdelingen

Generelt

Denne politik om behandling af personoplysninger, beskriver hvordan Dansk Flygtningehjælps Frivilligafdeling indsamler og behandler frivillige og brugeres personoplysninger.

Nedenfor kan du læse om, hvordan oplysninger behandles, hvad vi bruger dem til, hvem der har adgang til oplysningerne, hvordan du redigerer dine oplysninger, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de oplysninger, vi opbevarer.

Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

Dansk Flygtningehjælp
Borgergade 10, 3. sal
1300 København K
Tlf.: +45 3373 5000
drc@drc.ngo
CVR nr.: 20699310

Hvilke personoplysninger vi indsamler og formål

Frivillige

Når du tilmelder dig som frivillig hos Dansk Flygtningehjælps Frivilligafdeling, indsamler vi følgende personoplysninger fra dig:

  • Navn
  • Køn
  • Alder
  • Adresse
  • Postnummer
  • By
  • Telefonnummer
  • E-mail
  • Egen kommentar

Formålet er, at kunne give dig en god oplevelse som frivillig ved at matche dig med en relevant frivilliggruppe, aktivitet eller flygtning, og at kunne kontakte dig om dit frivillige hverv. Derudover bruger vi dine kontaktoplysninger for at sende vores halvårlige Frivilligblad og nyhedsbreve, og vi kan kontakte dig om vores Landsindsamling og anden støtte til organisationen.

Dansk Flygtningehjælp bruger også din registrering anonymiseret til statistik og afrapportering af den frivillige indsats i Danmark, hvilket styrker os i at støtte og udvikle de frivillige aktiviteter til gavn for både frivillige og flygtninge.

Hvis du melder dig til aktiviteterne mentor eller hverdagstolk, kan vi udover de almindelige personoplysninger bede dig om at oplyse os følgende:

  • Arbejdsfunktion/stilling
  • Arbejdsplads
  • Uddannelse/efteruddannelse
  • Har du familie og børn?
  • Hvilke sprog og dialekter du taler
  • Din nationalitet

Vi bruger denne information til at finde det optimale match mellem dig og de frivillige opgaver og aktiviteter.

Hvis du er frivillig i en aktivitet, hvor du færdes fast blandt børn, er det et lovkrav, at Dansk Flygtningehjælp indhenter din børneattest fra Rigspolitiet. Til det formål beder vi dig udfylde en separat formular, hvor du skal oplyse cpr-nr, navn og e-mailadresse, som er det samtykke vi skal bruge, for at anmode Rigspolitiet om en kopi af din børneattest.

Hvis du melder dig til et af vores kurser eller arrangementer, så indsamler vi dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt din egen kommentar. Meddelelse om dine personoplysninger er en forudsætning for at du kan tilmelde dig og deltage. Derudover bruger vi oplysningerne i forbindelse med administration af din deltagelse.

Brugere

Hvis du deltager i frivillige aktiviteter som bruger, kan dine oplysninger indsamles og behandles af Dansk Flygtningehjælps frivillige. Formålet med at indsamle dine oplysninger er at kunne kontakte dig omkring de aktiviteter, som du deltager i, og i nogle tilfælde at matche dig med frivillige netværkspersoner. Derudover kan det være nødvendigt at opbevare dine oplysninger ifm. arrangementer og udflugter, hvor det er nødvendigt med en oversigts- og kontaktliste over deltagere.

Alle frivillige, som behandler din data, arbejder efter Dansk Flygtningehjælsp retningslinjer for god databehandling. Vi sletter dine data, når vi ikke længere har et formål med dem.

Cookies

På vores hjemmeside gøres der brug af cookies til bl.a. webstatistik, hvor vi kan se hvor mange der besøger vores website, og hvad deres adfærd er på sitet. Derudover bruger vi det til måling af annoncer på andre sites på baggrund af besøg på vores site (Google Remarketing).

En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile enhed. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer.

Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie, så du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik. Du kan læse vores cookiedeklaration her.

Hvor længe opbevarer vi data?

Vi opbevarer de personoplysninger, som vi har indsamlet ved din tilmelding, så længe du deltager som frivillig. Når du opsiger dit frivillige hverv hos din lokale frivillige koordinator eller Dansk Flygtningehjælps medarbejder, sletter vi dine personoplysninger indenfor 30 dage.

Hvis du har oplyst dit cpr-nr for at få indhentet børneattest, så sletter vi dette, så snart vi har indhentet din børneattest fra Rigspolitiet.

Vi sletter persondata på alle tilmeldte til aktiviteterne mentor eller hverdagstolk én gang om måneden. 

Vi sletter persondata på alle tilmeldinger til kurser og arrangementer umiddelbart efter afholdelse.

Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig ikke frivillig, opbevarer vi de oplysninger, som vi har registret via Google Analytics i op til 38 måneder fra seneste besøg.

Vores behandlingsgrundlag

Når du bliver medlem hos os eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os. 

Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

Vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger (dit navn og din e-mailadresse) til brug for markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og  tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v. 

Vi har som velgørende organisation, jf. ligningslovens § 8 A, lov til at henvende os til personer med det formål at indgå aftale om medlemskab af vores organisation, jf. Indsamlingsloven kap. 1, stk. 2. § 8 og § 11, stk. 3. 

Er du ikke medlem hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang - brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores cookiedeklaration. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på grundlag af Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f).

Sikkerhed

Behandlingen af dine oplysninger er underlagt Dansk Flygtningehjælps IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

Deling af dine oplysninger

Dine personoplysninger er tilgængelige for medarbejdere i Dansk Flygtningehjælp og vores lokale frivillige koordinatorer. Dine personoplysninger kan desuden deles i den frivilliggruppe eller aktivitet, som du er en del af.

Dine oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Disse samarbejdspartnere er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som Dansk Flygtningehjælp er dataansvarlig for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed. Vi har indgår skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.

Dine rettigheder

Vi passer godt på dine oplysninger og overholder de gældende regler om persondatasikkerhed. For at skabe åbenhed om behandlingen af dine oplysninger, oplyser vi dig i dette afsnit om dine rettigheder

Retten til indsigt: Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der eventuelt måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.  Du har ret til at få indsigt indenfor 30 dage efter forespørgslen er modtaget.

Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du kan sende en anmodning til frivillig@drc.ngo. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være. Du har også mulighed for selv at finde oplysningerne ved at logge ind på din personlige profil på https://intra.frivillignet.dk/.

Retten til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret. Du har også mulighed for selv at rette oplysninger ved at logge ind på din personlige profil på https://intra.frivillignet.dk/. Du har ret til at få rettet data indenfor 30 dage efter forespørgslen er modtaget.

Retten til sletning: I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. Du har ret til at få slettet data indenfor 30 dage efter forespørgslen er modtaget.

Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring: Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.  

Retten til indsigelse: Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring, herunder den behandling der foretages for at kunne målrette vores direkte markedsføring.

Du har endvidere til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser.

Retten til at tilbagekalde samtykke: Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger, herunder i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev.

Se mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder 

Retten til at klage: Du kan klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.

Kontakt

Har du spørgsmål eller bemærkninger til vores privatlivspolitik, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder kan du kontakt Frivilligafdelingens sekretariat på frivillig@drc.ngo eller telefon: +45 3373 5000.

Det er i vid udstrækning også muligt at kontakte din nærmeste konsulent for spørgsmål eller bemærkninger. Kontaktoplysninger finder du på flygtning.dk/frivillig/kontakt.

Du kan logge ind på din personlige profil på https://intra.frivillignet.dk/, hvor du kan se og redigere de oplysninger, som vi har registreret. Her kan du også til- og afmelde Frivilligbladet og vores nyhedsbrev. Du kan også afmelde dig helt som frivillig i Dansk Flygtningehjælp.

Ændringer i privatlivspolitikken

Dansk Flygtningehjælp er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Opdateret 12. juli 2018